Executive Assistant (m/w/d)

# Deine Vorteile mit Capita auf einen Blick

• Ein krisensicherer Arbeitsplatz in einem internationalen Konzern, mit spannenden, länderübergreifenden Projekten und vielfältigen Entwicklungs- und Karrieremöglichkeiten
• Mitarbeiter - Förderung und Fortbildung
• Flexible Arbeitszeiten, ein attraktives Gehalt und ein hybrides Arbeitsmodell mit hohem Homeoffice - Anteil
• 28 Tage Urlaub, um den Tank wieder aufzufüllen
• Ein herzliches Team, mit offener Feedback-Kultur und flachen Hierarchien
• Profitable Mitarbeitervorteile durch Programme wie Capita Plus, betriebliche Gesundheitsförderung und Altersvorsorge, Teamevents
• Gute Work – Life – Balance

# So sieht dein Tag bei uns aus

Ein typischer Tag kann stark variieren, aber hier ist ein Beispiel für den möglichen Ablauf:

• Morgen
  Überprüfung der E-Mails und Beantwortung dringender Anfragen.
  Tagesplanung und Besprechung des Kalenders mit dem Geschäftsführer.
  Vorbereitung auf anstehende Meetings, einschließlich Bereitstellung relevanter Unterlagen.

• Mittag
  Teilnahme an internen (Senior Leadership) Meetings, Protokollführung und Nachbereitung.
  Koordination von Geschäftsreisen und Buchungen.
  Bearbeitung und Verwaltung von Projektdokumentationen, sowie abteilungsübergreifende proaktive Steuerung, Administration und Aufrechterhaltung des Informationsflusses.

• Nachmittag
  Erstellen von Berichten oder Präsentationen.
  Kommunikation mit externen Partnern und Stakeholdern, stets kooperativ und mit unseren wichtigsten Unternehmenswerten im Fokus.
  Organisation von bevorstehenden Firmenveranstaltungen oder Konferenzen.
  Als Sparringspartner der Geschäftsführung Ergebnisse und Strategien der Gesellschaften analysieren und auswerten.

• Abend
  Abschluss des Tages mit einer Zusammenfassung wichtiger Punkte für den nächsten Tag.
  Aktualisierung von Projekten und Kalendern.

# Das bringst du mit, um gemeinsam mit uns was zu bewegen

• Du hast ein betriebswirtschaftliches Studium abgeschlossen, eine kaufmännische Ausbildung absolviert oder einschlägige Erfahrungen in einem vergleichbaren Beruf gesammelt.
• Du besitzt exzellente organisatorische Fähigkeiten zur Handhabung mehrerer Aufgaben und Prioritäten.
• Hervorragende schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten, um effektiv mit verschiedenen Stakeholdern zu interagieren zeichnen dich aus.
• Mit sensiblen Informationen gehst du stets verantwortungsvoll um.
• Du verfügst über die Fähigkeit, dich schnell an Veränderungen anzupassen und in einem dynamischen Umfeld proaktiv, kooperativ und selbständig zu arbeiten.
• Mit moderner Bürosoftware (u.a. Workday und SAP) und Kommunikationsmitteln bist du gut vertraut.
• Du kombinierst perfekt Durchsetzungsstärke und Augenhöhe im Austausch mit jedem Typ Mitarbeiter und Stakeholder.

# Fazit 

 Die Rolle einer Executive Assistant eines Geschäftsführers in einem großen Unternehmen ist entscheidend für die reibungslose und effiziente Geschäftsführung. Sie fungiert als unverzichtbare Unterstützung für den Geschäftsführer und stellt sicher, dass dieser sich auf strategische Aufgaben konzentrieren kann, indem sie administrative und organisatorische Belastungen übernimmt. Die Position erfordert eine Mischung aus hervorragenden organisatorischen Fähigkeiten, Diskretion und der Fähigkeit, unter Druck zu arbeiten.

Bewirb dich gern direkt über unser Online-Bewerbungssystem oder schicke deine Bewerbungsunterlagen per E-Mail an: jobs@capita-europe.com

Bewerbungen von Menschen mit Behinderung sind ausdrücklich erwünscht.